§ 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner

  Utskriftsvennlig versjon

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder.

Ajourhold av brukerrettigheter:

  • Arkivleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig

Leder har ansvaret for at arkivleder blir informert/varslet om

  • tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
  • personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
  • endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

  • ved nyansettelse
  • ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
  • når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

  • Den ansattes fulle navn og stillingstittel
  • Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
  • Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
    • Spesifisering av den enkeltes roller, evt.klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes arkivleder samtidig med endringsmelding om lønn.Meldingen skal være skriftlig, slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Ajourhold av bruker-rettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:
  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper
Begrensninger:
  • autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:
  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
Begrensninger:
  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak

kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering.

Sending

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å journalføre e-posten før utsendelse. Arkivverdig e-post som sendes fra Tjeldsund kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Hver natt konverterer serveren automatisk saksdokumentene som dagen før har fått status J til riktig arkivformat. IT-tjenesten må hver morgen kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis det ikke er tilfellet.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene og registreres inn i ePhorte Dernest kontrolleres følgende:

  • at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
  • at alle sider er kommet med på hvert dokument
  • at skanningen kvalitetsmessig er god nok
  • at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at eventuell avskrivning er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges
  • sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der sakarkiv-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
  • kun godkjente arkivformater skal benyttes
  • kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i kommunen. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette.

8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

1. - Fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkommende dokumenter fordeler arkivtjenesten direkte til saksbehandler. Dersom saksbehandler eller leder ikke er enig i fordelingen meldes dette umiddelbart til arkivtjenesten som endrer saksbehandler i hht. ordre.

2. - Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

3. - Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

4. - Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Tjeldsund kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, etatslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sakarkivsystemet med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

5. - Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Når rådmannen, etatsledere eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i sakarkivsystemet med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

9. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.