I 2017 ble det besluttet at 1852 Tjeldsund og 1913 Skånland skulle slå seg sammen fra 1.1.2020.
Når det var besluttet var det naturlig å gjøre vurderinger av hvordan fremtidig organisering av arkiv- og dokumenttjenesten skulle være i den nye kommunen.
Arkivleder utredet saken i 2018 og forela resultatet av arbeidet for prosjektrådmannen. Han godkjente utredningen og konklusjonen. Resultatet ble at Informasjon- og dokumentsenteret ble opprettet.
Informasjon- og dokumentsenteret ble lokalisert til rådhuset 1.etasje og kontoret er Felles postmottak i Tjeldsund kommune.
Dette gjelder for alle avdelinger unntatt Helse og omsorg, NAV og ETS Medisinske senter.
Dokumentbehandlingen i Helse og Omsorg skjer på Inntakskontoret på Skånland sykehjem til Visma Profil. All post dit leveres videre uåpnet.
NAV Tjeldsund har vært en driftsenhet i nye Tjeldsund fra 1.1.2020-13.09.22. I denne tiden har kontoret hatt egen postkasse. Info-/dok (2 ansatte) har fått overlevert dokumenter fra NAV til skanning til Visma Velferd. Fra 14.09.22 inngår NAV Tjeldsund i et vertskommunesamarbeid sammen med Harstad, Kvæfjord og Ibestad, med Harstad som vertskommune. Basen til Visma Velferd er avsluttet for 5412 Tjeldsund og den er avlevert til Arkiv Troms. Skanning og dokumentbehandling håndteres nå fra Harstad kommune.
Post til ETS Medisinske senter åpnes ikke på Info-/dok, men legges direkte til kommuneoverlegen.
Informasjon- og dokumentsenteret registrerer alle inngående dokumenter på papir, elektronisk innkommet i Altinn, elektronisk innkommet i ACOS Mottak eller elektronisk mottatt på kommunens postmottak til sak-arkivsystemet Websak. Dokumentene legges til postfordeler som fordeler dokumenter videre elektronisk innenfor sin enhet.
Info-/dok behandler fortløpende innsynsbegjæringer på kommunens postliste.
Vi behandler og veileder saksbehandlere med vår kompetanse på større innsynsforespørsler som kommer i postmottaket.
Kontoret (2 personer) skanner også papirpost til tre av kommunens fagsystemer i sikker sone. Dette gjelder Visma Velferd (NAV) - nå avsluttet; se ovenfor, Visma Familia (barnevernet) og Visma HsPro (Forebyggende enhet).
Papirpost til barneverntjenesten og forebyggende enhet åpnes på Info-/dok og skannes til fagsystemene.
Det er utarbeidet rutinebeskrivelse for håndtering, skanning, oppbevaring og makulering av disse dokumentene i samarbeid med enhetsleder.
Visma Velferd (19.05.2019-14.9.2022), Visma Familia og Visma HsPro er fullelektronisk i den nye kommunen og arkivleder har ansvaret for arkivbasen/det elektroniske arkivet Visma Samhandling Arkiv hvor dokumentasjon fra disse fagsystemene arkiveres.
