Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Det ble besluttet i 2017 i 1852 Tjeldsund og 1913 Skånland at de to kommunene skulle slå seg sammen fra 1.1.2020.

Når det var besluttet var det naturlig å gjøre vurdering av hvordan fremtidig organisering av arkiv- og dokumenttjenesten skulle være i den nye kommunen.

Arkivleder utredet saken i 2018 og arbeidet resulterte i oppretting av Informasjon- og dokumentsenteret.

Informasjon- og dokumentsenteret er lokalisert i rådhuset 1.etasje og er Felles postmottak i Tjeldsund kommune.

Dette gjelder for alle avdelinger unntatt Helse og omsorg, NAV og ETS Medisinske senter.

Dokumentbehandlingen i Helse og Omsorg skjer på Inntakskontoret på Skånland sykehjem til Visma Profil. All post dit leveres videre uåpnet.

NAV Tjeldsund har vært en driftsenhet i nye Tjeldsund fra 1.1.2020-13.09.22. I denne tiden har kontoret hatt egen postkasse. Info-/dok (2 ansatte) har fått overlevert dokumenter fra NAV til skanning til Visma Velferd. Etter dette inngår NAV Tjeldsund i et vertskommunesamarbeid sammen med Harstad, Kvæfjord og Ibestad, med Harstad som vertskommune. Basen til Visma Velferd er avsluttet og avlevert til Arkiv Troms. Skanning og dokumentbehandling håndteres nå fra Harstad kommune.

Post til ETS Medisinske senter åpnes ikke på Info-/dok, men legges direkte til kommuneoverlegen.

Informasjon- og dokumentsenteret registrerer alle inngående dokumenter på papir, elektronisk innkommet i Altinn, elektronisk innkommet i ACOS Mottak eller elektronisk mottatt på kommunens postmottak til sak-arkivsystemet Websak. Dokumentene legges til postfordeler som fordeler dokumenter videre elektronisk innenfor sin enhet.

Kontoret (2 personer) skanner også papirpost til tre av kommunens fagsystemer i sikker sone. Dette gjelder Visma Velferd (NAV) - nå avsluttet; se ovenfor, Visma Familia (barnevernet) og Visma HsPro (Forebyggende enhet). 

Papirpost til barneverntjenesten og forebyggende enhet åpnes på Info-/dok og skannes til fagsystemene.

Det er utarbeidet rutinebeskrivelse for håndtering, skanning, oppbevaring og makulering av disse dokumentene i samarbeid med enhetsleder.

Visma Velferd (19.05.2019-14.9.2022), Visma Familia og Visma HsPro er fullelektronisk i den nye kommunen og arkivleder har ansvaret for Visma Samhandling Arkiv hvor all dokumentasjon fra disse fagsystemene arkiveres.

Laster...