I Skånland kommunes arkivplan var det gjort registreringer av arkivbeholdningen på rådhuset og andre bygninger hvor det oppbevares kommunalt arkivmateriale.

Det vises til denne arkivplanen når det er behov for gjenfinning av dokumenter.

Ved etterspørsel etter saksdokumenter må arkivplanen sammenholdes med informasjon lagret i Websak om avlevert arkivmateriale.

Begrepet dagligarkiv har fått nytt innhold ved overgangen til digitalt arkiv.

Tjeldsund kommune bruker Websak fra 01.01.2020.

Alle dokumenter som er å betrakte som saksdokumenter er lagret digitalt i Websak.

Sånn sett er det ikke lenger behov for et dagligarkiv i den betydningen det hadde tidligere i papirverden.

Signerte dokumenter som avtaler og kontrakter legger vi likevel fortsatt på papir i avtaleskapet i bortsettingsarkivet.

Det samme gjør vi med skjøter.

Avtaler fra tidligere 1913 Skånland er skilt ut som egen arkivserie og oppbevares i bortsettingsarkivet 1.etasje rådhuset på Evenskjer.

Avtaler fra tidligere Tjeldsund kommune oppbevares i samme bortsettingsarkiv i to bokser.

Vi oppbevarer personalmapper på papir fra 1913 Skånland i bortsettingsarkivet på rådhuset på Evenskjer.

ESA ble fulldigitalt fra 01.02.2013.

For perioden 01.02.2013-31.12.2019 finnes alle dokumenter på personalmappene digitalt i ESA.

Del 1 av papirarkivet er personer med ordningsprinsipp etternavn fra A-Å som har sluttet. 

Del 2 av papirarkivet er personer med ordningsprinsipp etternavn fra A-Å som var arbeidstaker på sammenslåingstidspunktet i kommunereformen.

Når man skal søke opp informasjon i personalmappene må man kombinere og søke både i papirarkivet og det digitale arkivet avhengig av tidspunktet personen tiltrådte som arbeidstaker.

Hvis personen man søker etter informasjon om begynte etter 01.02.2013 finnes all informasjon digitalt i ESA og Websak.

Personalmappene til arbeidstakere i tidligere Tjeldsund som hadde sluttet 31.12.2019 oppbevares på Fjelldal skole.

Personalmappene til arbeidstakere i tidligere Tjeldsund som var arbeidstaker på sammenslåingstidspunktet 01.01.2020 oppbevares på rådhuset på Evenskjer - i bortsettingsarkivet.

Det kan også gjøres søk etter personalmapper/arbeidstakere i ePhorte.

Fagsystemene som brukes til saksbehandling er Visma Velferd (NAV), Visma Familia (barneverntjenesten), Visma HsPro (helsestasjonen) og Visma Profil (helse og omsorg).

Visma Velferd ble fra 19.05.2019 koplet til arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv og dokumentene ble fra da av lagret digitalt. NAV Tjeldsund inngår i vertskommunesamarbeid med Harstad som vertskommune sammen med Kvæfjord og Ibestad fra 14.09.22. Det digitale arkivet for NAV Tjeldsund er da vårt ansvar for perioden 19.05.2019-14.09.2022. Systemet var satt opp med elektronisk forsendelse SvarInn (Digisos) og SvarUt.

Visma Familia ble en stund etter kommunereformen også koplet til arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv. Dokumentene ble fra da av lagret digitalt også for dem. Systemet er satt opp med elektronisk forsendelse SvarInn  og SvarUt.

Visma HsPro ble en stund etter kommunereformen også koplet til arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv. Dokumentene ble fra da av lagret digitalt også for dem. Visma HsPro brukes av helsestasjonen og er et journalsystem. Det er også mulig å legge andre saksdokumenter i HsPro. Systemet er satt opp med elektronisk forsendelse SvarUt.

For disse tre systemene er det ikke behov for å ha et såkalt dagligarkiv i ordets rette betydning, etter at de ble koplet til en arkivkjerne og dokumentene lagres digitalt.

Visma Profil er pr. 2022 fortsatt papirarkiv i Tjeldsund kommune. Systemet er ikke koplet opp til VSA slik som de andre systemene er. Profil består av en sak-/arkivdel og en pasientjournal. Helse- og omsorgstjenesten i Tjeldsund kommune må derfor fortsatt ha dagligarkiv på papir. Alle dokumenter som sendes ut etter at saker er ferdigbehandlet må ekspederes på papir. 

Gårds- og bruksnummerarkivet for 1913 Skånland og 1852 Tjeldsund oppbevares i 1) bortsettingsarkivet og 2) i arkivrom 2.etasje på rådhuset på Evenskjer.

Vi oppbevarer skogsarkivet for 1913 Skånland på samme sted.

Vi oppbevarer også delingsarkiv og landbruksarkiv for 1852 Tjeldsund.

Det gjøres daglige oppslag i arkivet ved behov og etterspørsel fra saksbehandlere og fungerer sånn sett som et dagligarkiv.